Verbesserte Zusammenarbeit
Dokumentenmanagement-System (DMS) - Definition und Erklärung
Das Dokumentenmanagement-System oder kurz DMS (Document-Management-System) dient der revisionssicheren Speicherung und Verwaltung von sämtlichen Daten, die im Zusammenhang mit der kaufmännischen Abwicklung von Geschäftsprozessen oder der Entwicklung neuer Produkte anfallen. Der Funktionsumfang eines solchen Dokumentenmanagementsystems umfasst diverse Unternehmensbereiche wie Produktionsplanung und -steuerung, Warenwirtschaft, Betriebsdatenerfassung sowie Finanz- und Rechnungswesen.
Inhalt
Was genau ist ein Dokumentenmanagement-System?
Zu Beginn des letzten Jahrhunderts ging es nur darum, Daten revisionssicher zu archivieren. Aber jetzt, wo alles digitalisiert wird, reichen die alten Systeme nicht mehr aus. Wir brauchen also bessere Systeme, und so kam es zur Geburt von Dokumenten-Management-Systemen. Ein Dokument ist übrigens nicht nur eine Papierschrift, sondern auch eine Datei, die von Scannern, Kameras oder Mikrofonen übertragen wird. Das Verwalten dieser teils enormen Datenmengen kann herausfordernd sein. Durch die Verbindung der Komponenten „Managen” und „Dokumente” entsteht ein übergeordnetes System, das den heutigen Anforderungen gerecht werden soll.
Benötigt mein Unternehmen ein DMS?
Es ist möglich, Dokumente und Daten auch ohne Dokumentenmanagement-System zu verwalten. Da es jedoch ermöglicht, Dokumente effizienter zu verarbeiten und die Produktivität damit gesteigert werden kann, ist es ratsam, analoge oder veraltete Herangehensweisen zu überdenken und sich mit dem Gedanken über ein Upgrade zu befassen. Außerdem verhilft ein DMS dabei, dass Compliance-Anforderungen leichter erfüllt werden können und die Datensicherheit gewährleistet werden kann. Unter Vorteile eines DMS können weitere Informationen abgerufen werden.
Digitale Unterschrift
Digitale Unterschriften werden in Dokumentenmanagement-Systemen häufig eingesetzt, weil sie die Prozesse beim Unterzeichnen von Dokumenten vereinfachen und beschleunigen.
Es gibt unterschiedliche Formen von digitalen Unterschriften, zum Beispiel gescannte handschriftliche Signaturen oder elektronische Signaturen.
Digitale Unterschriften sind in der Regel gleichwertig mit analogen Unterschriften. Allerdings gibt es in verschiedenen Ländern unterschiedliche Rechtsgrundlagen dafür.
Die Softwarehersteller der Systeme kümmern sich lediglich um die Verfügbarkeit von digitalen Unterschriften.
Welche Funktionen hat ein DMS?
Die Aufgaben eines Dokumentenmanagement-Systems lassen sich übergeordnet zusammenfassen in: Speicherung, Verwaltung, Organisation und Verteilung von digitalen Dokumenten während des gesamten Lebenszyklus des Dokuments.
Speicherung/Organisation
Die Dokumente werden an einem zentralen Ort gespeichert, zum Beispiel in der Cloud oder auf den Servern des Unternehmens. Um Datenverlust vorzubeugen, werden regelmäßig Back-ups aller Dokumente und Metadaten durchgeführt. Das DMS kann die Daten wiederherstellen. Die Dokumente werden logisch organisiert, zum Beispiel nach Datum der Erstellung, Autor oder Kategorie.Bearbeitung und Kollaboration
Mehrere Benutzer können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, ohne dass es zu Problemen kommt. Das geht zum Beispiel mit Funktionen wie Echtzeit-Collaborative Editing. Dabei können mehrere Benutzer gleichzeitig Änderungen vornehmen, die sofort für andere sichtbar sind. Eine weitere wichtige Funktion ist die Versionskontrolle. Damit kann man nachvollziehen, wer was geändert hat und frühere Versionen wiederherstellen. So kann man jederzeit auf ältere Versionen zurückgreifen. Das ist besonders wichtig, wenn Fehler korrigiert oder alte Inhalte wiederhergestellt werden müssen.Workflow- und Prozessmanagement
Einige DMS-Lösungen verfügen über Funktionen für Workflows, mit denen bestimmte Aufgaben oder Prozesse automatisiert werden können. Beispielsweise können Genehmigungsworkflows initiiert werden, bei denen bestimmte Benutzer Änderungen überprüfen und genehmigen müssen, bevor sie wirksam werden.Integration
Ein DMS kann nahtlos in andere Unternehmenssystemen integriert werden, beispielsweise in CRM-, ERP- oder E-Mail-Plattformen. Auf diese Weise lässt sich der Zugriff auf Dokumente und die Zusammenarbeit deutlich erleichtern.Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems
Vorteile eines DMS
Ohne DMS ist die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten sehr aufwendig. Es kostet viel Zeit und Ressourcen, ein passendes Archivierungssystem bereitzustellen. Hier kommt ein DMS ins Spiel. Nach der Implementierung können Dokumente schnell und effizient zugänglich gemacht werden. Außerdem kann man so besser zusammenarbeiten, Berechtigungen einfacher vergeben und die Sicherheit erhöhen. Man spart auch Platz, weil man weniger physisch archivieren muss. Und man kann von überall, mit jedem Gerät und jederzeit auf das System zugreifen. Das macht die Arbeitskräfte flexibler.
Verbesserte Sicherheit
Kostenersparnisse
Steigerung der Effizienz
Mobiler Zugriff
Herausforderungen eines DMS
Ein DMS im Unternehmen bedeutet für die Mitarbeitenden eine Umstellung. Die Arbeitsweise und die Prozesse verändern sich. Damit die Umstellung reibungslos läuft, ist es wichtig, Schulungen und Material dazu anzubieten. Wenn Sie ein DMS einführen, müssen Sie bestehende Systeme anpassen und integrieren. Sie müssen sie an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen und Daten aus den alten Systemen in das neue übertragen. Dieser Prozess braucht Zeit und Fachkenntnisse. Aber ein DMS kann auch helfen, effizienter zu arbeiten und Abläufe zu verbessern. Die Umstellung kostet Geld. Manchmal sind die Kosten einmalig, zum Beispiel für die Hardware. Manchmal sind sie auch laufend, zum Beispiel für die Wartung oder Schulungen. Auch wenn die Kosten für kleinere Unternehmen zunächst hoch sind, lohnt sich die Umstellung auf ein DMS.
Modern Workplace
Ein Dokumentenmanagement-System ist heute notwendig. Es sorgt für mehr Effizienz, Zufriedenheit, Flexibilität, Kosten- und Platzersparnis und Sicherheit.
Die meisten Probleme bei der Einführung sind organisatorisch. Wenn die Hürde überwunden ist, kann ein DMS seine Vorteile voll ausspielen.
Ein DMS ist die Grundlage für einen modernen Arbeitsplatz. Dieser fördert Produktivität, Flexibilität und Zusammenarbeit.
Dafür braucht es mobiles Arbeiten, Cloud Computing, Flexibilität und digitale Sicherheit.
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Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems
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