Prozess für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten z.B. Rechnungen oder Bestellungen
Datenaustausch und EDI
Datenaustausch und EDI mit SAP Business One
Definition: Was ist EDI?
EDI heißt "Electronic Data Interchange" – Elektronischen Geschäftsdatenaustausch automatisieren
Austausch in einem standardisierten Dateiformat
Jede EDI Nachrichtenart pro Geschäftspartner entspricht einer EDI Relation (Belegart)
Wie funktioniert die EDI-Schnittstelle?
Daten können mittels EDI automatisiert aus Ihrem ERP-System versendet werden. Dabei werden die Daten zunächst in ein EDI Standardformat konvertiert, welches von allen Transportprotokollen des Empfängers und Absenders gelesen und übertragen werden kann. Das SAP Integration Framework konvertiert ein aus SAP Business One erstelltes Dokument in das vereinbarte Format des Empfängers und übermittelt dieses. Das kann zum Beispiel eine Rechnung sein. Die Daten werden automatisch an das ERP-System des Empfängers angepasst und können weiterverarbeitet werden. Dadurch sind Sie in der Lage mit Geschäftspartnern aus aller Welt Dokumente auszutauschen.
Geschäftsdatenaustausch ohne EDI
Der Käufer generiert die Bestellung
Die Bestellung wird gedruckt und an den Lieferanten gesendet
Der Lieferant gibt die Bestellung, Lieferung und Rechnung in sein System ein
Die Rechnung wird gedruckt und an den Käufer gesendet
Der Käufer gibt die Rechnung in sein System ein
Geschäftsdatenaustausch mit EDI
Bestellung mit der ERP des Käufers
Rechnung an die ERP des Lieferanten
Ihre Vorteile
Reduzierung des Verwaltungsaufwands und der Verwaltungskosten
Digitalisierung von Prozessen – Lohnt sich besonders bei wiederkehrenden Geschäftsvorgängen
Prozessoptimierung – Sparen von Prozesskosten
Einheitliche Standards
Schnelle Datenübertragung
Geringere Fehleranfälligkeit – Eingabefehler werden vermieden
Papierlos – Kostenersparnis
Senkung der CO2-Emissionen
Anwendungsbeispiele
- Artikelstammdaten (PRODAT)
- Kundenaufträge/Bestellungen (ORDERS)
- Auftragsbestätigungen (ORDRSP)
- Lieferscheine (DESADV)
- Rechnungen (INVOIC)
... und vieles mehr.
Weitere Anwendungsfälle
Umsetzung in Ihrem Unternehmen in neun Schritten
Analyse der Geschäftsprozesse
Welche Prozesse der Datenübertragung lassen sich per EDI automatisieren?
Analyse der Schnittstelle
Welche Systeme sollen angebunden werden?
Anbindungen prüfen
Welche Geschäftspartner können angebunden werden? Nutzt Ihr Kunde bereits EDI?
Clearing Center
Nutzt Ihr Kunde bereits ein Clearing Center oder möchten Sie ein Clearing Center nutzen, weil Sie mehrere Partner anbinden möchten?
Datenverarbeitung
Zur Verarbeitung der Daten nutzen wir das SAP B1 Integration Framework [B1iF]. Dieses muss bei Bedarf installiert und konfiguriert werden
Definition Datenformat
Für die Übermittlung muss eine Definition der zu übermittelnden Daten erfolgen
Infrastruktur
Schaffung der entsprechenden Infrastruktur (SFTP-Server, Skripte, Aufgabenplanung)
Implementierung
Implementierung der Lösung in enger Zusammenarbeit mit Ihnen und Ihren Geschäftspartnern
Testphase
Testen der einzelnen Prozesse und Dokumentation
Abnahme
Der letzte Schritt ist die Abnahme durch den Kunden
Clearing Center - Was ist das?
Ein Clearing Center dient als Plattform zum Konvertieren und Verteilen von EDI-Nachrichten- Es muss lediglich ein strukturiertes Format an das Clearing Center übergeben werden
- Dieses übernimmt das Routing der EDI-Nachrichten zu den entsprechenden Geschäftspartnern
- Übernimmt die Konvertierung der Nachricht in das Datenaustauschformat, welches der Geschäftspartner benötigt, um die Daten richtig einlesen zu können
Fallbeispiel
- Kunde erstellt Bestellung im SAP – druckt diese aber nicht aus
- Im Hintergrund wird vollautomatisch eine elektronische Version der Bestellung mit allen relevanten Bestelldaten erstellt
- Diese Datei wird per SFTP an den Lieferanten übertragen
- Die Datei wird automatisch in das System des Lieferanten eingelesen und kann von dort aus entsprechend weiterverarbeitet werden
- Somit entfällt die Eingabe per Hand und die Bestelldetails sind in kürzester Zeit übertragen
Elektronischer Datenaustausch – Die Lösung heißt EDI!
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